La Administración lleva un «registro» de entrada y salida de los «documentos», la custodia de esos documentos y de la información en general constituye los «Archivos».
2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.
3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.
a) El conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, producidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas
b) Las entidades, que de acuerdo con las normas internacionales de descripción archivística, comprenden instituciones, personas y familias, que reúnen, conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos orgánicos y las colecciones de documentos.
2. A los efectos de este Real Decreto se entiende por:
a) Sistema archivístico: Conjunto de normas reguladoras, así como de órganos, centros y servicios competentes en la gestión eficaz de los documentos y de los archivos.
b) Documento de archivo: Ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas.
c) Documento electrónico: De acuerdo con lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se entenderá por documento electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
El sistema español de Archivos (RD 1708/2011), establece el Sistema Español de Archivos previsto en la ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español. Aquí confluyen las nociones más importantes y preguntables sobre «clases, ordenación y funciones de los archivos»
Sistema de archivos de la AGE y sus organismos públicos (es parte del sistema español de Archivos art. 3.2. Se define como el conjunto de sistemas archivísticos de los departamentos ministeriales, órganos y archivos y centros de la AGE y sus OOPP. Actúan de forma coordinada con el propósito de garantizar la correcta gestión de los fondos, colecciones, documentos y otras agrupaciones documentales producidos o reunidos en el ejercicio de sus competencias y facilitar el acceso de los ciudadanos a los mismos (art. 6).
Clases de archivos según su ciclo vital de los documentos que contienen, los archivos que integran el sistema de archivos de la AGE y sus OOPP se clasifican en:
Ordenación y clasificación.
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Artículo 17. Archivo de documentos.
1. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.
3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.
Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.
Artículo 2. Definiciones.
1. A los efectos de este Real Decreto, y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 59.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, y de la correspondiente legislación autonómica, se entiende por archivo:a) El conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, producidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas
b) Las entidades, que de acuerdo con las normas internacionales de descripción archivística, comprenden instituciones, personas y familias, que reúnen, conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos orgánicos y las colecciones de documentos.
2. A los efectos de este Real Decreto se entiende por:
a) Sistema archivístico: Conjunto de normas reguladoras, así como de órganos, centros y servicios competentes en la gestión eficaz de los documentos y de los archivos.
b) Documento de archivo: Ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas.
c) Documento electrónico: De acuerdo con lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se entenderá por documento electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
El sistema español de Archivos (RD 1708/2011), establece el Sistema Español de Archivos previsto en la ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español. Aquí confluyen las nociones más importantes y preguntables sobre «clases, ordenación y funciones de los archivos»
Sistema de archivos de la AGE y sus organismos públicos (es parte del sistema español de Archivos art. 3.2. Se define como el conjunto de sistemas archivísticos de los departamentos ministeriales, órganos y archivos y centros de la AGE y sus OOPP. Actúan de forma coordinada con el propósito de garantizar la correcta gestión de los fondos, colecciones, documentos y otras agrupaciones documentales producidos o reunidos en el ejercicio de sus competencias y facilitar el acceso de los ciudadanos a los mismos (art. 6).
Clases de archivos según su ciclo vital de los documentos que contienen, los archivos que integran el sistema de archivos de la AGE y sus OOPP se clasifican en:
- Archivos de oficina o de gestión.
- Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos.
- Archivo intermedio.
- Archivos históricos.
Ordenación y clasificación.
- La clasificación puede entenderse como una suerte de inventario de los fondos de un archivo.
- La ordenación se puede asociar a la catalogación (posterior, pues, a la clasificación). Criterios de ordenación de los archivos Una vez que la documentación ha sido clasificada.
Se puede ordenar en diversos criterios, por ejemplo:
- Orgánico: según el órgano del que procedan los documentos.
- Funcional: según las funciones del órgano.
- Por materias.
- Numérico: atribuye número de forma correlativa.
- Mixto: es el que más se usa, puesto que en la mayoría de las ordenaciones hay que combinar distintos criterios.